Bản chất của chuyển đổi số là vận hành, tích hợp công nghệ số vào tất cả các tiến trình vận hành của một tổ chức nhằm mang lại nhiều giá trị tích cực cho tổ chức đó như tối ưu quy trình quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí...
Ở Việt Nam, mặc dù đa số doanh nghiệp là các doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa (DNNVV), nhưng không thể đứng ngoài chuyển đổi số. Thậm chí đây chính là nền tảng, là cuộc cách mạng để các doanh nghiệp nhỏ lớn lên, xoá đi khoảng cách giữa doanh nghiệp lớn và khối DNNVV. Đứng trên vai của kỹ thuật số thì sẽ trở thành người khổng lồ”.
Theo đó, minh bạch cũng là yếu tố để bảo vệ người yếu thế, mà chuyển đổi số, số hoá là cách để minh bạch hoá. Do đó, chuyển đổi số càng cần thiết với khu vực DNNVV và doanh nghiệp siêu nhỏ, đó là cuộc cách mạng để số hoá, trong đó có cách ứng dụng hoá đơn điện tử.
“Có thể nói rằng áp dụng hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu khi doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số”, TS Vũ Tiến Lộc nhấn mạnh.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian (giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn)...
“Đây thực sự là con số có ý nghĩa lịch sử với doanh nghiệp. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet”, Chủ tịch VCCI nhấn mạnh.
Đặc biệt, doanh nghiệp cũng không lo tình trạng bị thất lạc hóa đơn trong khi chờ chuyển phát. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy như: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn, tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy...
Bên cạnh đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, về cơ bản, các thủ tục hành chính thuế của doanh nghiệp cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, doanh nghiệp chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận.
Cùng với đó, doanh nghiệp không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng.
Đối với các cơ quan quản lý, đặc biệt là đại diện cơ quan quản lý thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử góp phần bảo vệ môi trường, khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn - lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.
“Tuy nhiên, hiện tại chi phí áp dụng hóa đơn điện tử vẫn cao hơn nhiều so với việc doanh nghiệp tự in hóa đơn, đó là lý do đầu tiên doanh nghiệp không lựa chọn”, TS Vũ Tiến Lộc đặt vấn đề và đề nghị doanh nghiệp thảo luận sâu về những khó khăn trong việc áp dụng hóa đơn điện tử.
Theo ông Lộc, việc áp dụng hóa đơn điện tử rất cần một hạ tầng kỹ thuật tốt, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng đáp ứng được yêu cầu về mặt hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin - viễn thông.
Bên cạnh đó, hiện thói quen sử dụng tiền mặt của người dân Việt Nam cũng là nguyên nhân dẫn tới hóa đơn điện tử “chậm” được áp dụng và triển khai trên quy mô lớn.
Theo đó, để có đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, một trong những điều kiện mà các doanh nghiệp phải có được chính là hệ thống máy móc và trang thiết bị đảm bảo cho việc vận hành và sử dụng hóa đơn này. Ngoài ra, còn phải có một hệ thống nhân lực với trình độ cao để có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Đó là chưa kể đến sự phụ thuộc hoàn toàn vào máy móc khi có sự cố mất điện hay hệ thống bị lỗi, hoặc mất tín hiệu internet thì các doanh nghiệp sẽ gặp vấn đề với loại hình hóa đơn này. Điều đó có nguy cơ dẫn tới việc chậm trễ trong việc xuất hàng hóa và ảnh hưởng tới công việc kinh doanh của các doanh nghiệp.
Ngoài ra, theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử khắt khe và phức tạp hơn nên việc triển khai chậm hơn. Hóa đơn điện tử chạy bằng phần mềm phải có chứng thư kĩ thuật số, hạ tầng ngành viễn thông cũng như các điều kiện khác từ phía các doanh nghiệp, như phải kết nối cơ quan thuế và cơ quan liên quan thì mới có thể sử dụng hóa đơn điện tử.
Mặc dù có nhiều lợi ích khi sử dụng hình thức hóa đơn điện tử nhưng những bất cập được các doanh nghiệp đưa ra qua những cuộc thảo luận của VCCI cũng là điều mà cơ quan chức năng cần xem xét để có hướng giải quyết phù hợp, giúp việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành một giải pháp tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong thời kỳ số hóa.
“Đề nghị Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế cần đẩy mạnh tuyên truyền về hành lang pháp lý và lợi ích của việc phát hành hóa đơn điện tử, để các doanh nghiệp hiểu rõ được những lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử và triển khai thực hiện sớm loại hình dịch vụ này”, TS Vũ Tiến Lộc nhấn mạnh.
