Đây là một trong những nội dung mới được bổ sung trong Nghị định 07/2025, sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, có hiệu lực từ 9/1.
Theo quy định mới, khi làm thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch, trong hồ sơ, người dân không cần phải nộp bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
Thay vào đó, người yêu cầu chứng thực chỉ cần xuất trình một trong các giấy tờ tùy thân sau: giấy chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, giấy chứng nhận căn cước hoặc hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng.
Với các giấy tờ tùy thân này, người dân có thể lựa chọn xuất trình bản chính, hoặc bản sao có chứng thực. Ngoài ra, người dân còn có thể xuất trình căn cước điện tử (căn cước của công dân Việt Nam được thể hiện thông qua tài khoản định danh điện tử VNeID).
Điều này đồng nghĩa khi làm thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch, bạn chỉ cần mang theo điện thoại có cài ứng dụng VNeID, bởi theo quy định hiện hành, việc kiểm tra thông tin, giấy tờ đã được xác thực trên ứng dụng VNeID có giá trị tương đương như kiểm tra trực tiếp giấy tờ đó.
Nghị định 07 cũng cho phép công dân xuất trình căn cước điện tử thay cho giấy tờ tùy thân truyền thống trong loạt thủ tục gồm: Yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch, Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, Thủ tục chứng thực chữ ký Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch và Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.
Khi đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch, đăng ký khai sinh, nếu người dân đã nộp bản điện tử Giấy chứng sinh, Giấy báo tử hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch đã khai thác được dữ liệu điện tử có ký số của các giấy tờ này thì công dân không phải nộp bản giấy.
Quy định trước đây yêu cầu người dân phải nộp bản chính hoặc tài liệu thay thế các giấy tờ này.
UBND xã được chứng thực bản sao giấy tờ cơ quan nước ngoài cấp
Khoản 1, Điều 1 của Nghị định 07 đã sửa đổi, bổ sung về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của UBND cấp xã. Theo đó, UBND cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
Theo quy định cũ (Nghị định số 23/2015), UBND cấp xã chỉ chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
"Gỡ rối" cho người từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi
Liên quan việc xin xác Giấy nhận tình trạng hôn nhân, Nghị định 07 đã sửa đổi và bổ sung quy định cũ, "gỡ rối" cho những người có nhu cầu với loại giấy tờ này song từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi.
Cụ thể, trường hợp này, công dân có thể cung cấp các giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân tại nơi thường trú trước đây (nếu có). Trên cơ sở thông tin được cung cấp, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ tra cứu thông tin về tình trạng hôn nhân của người đó trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh, thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Trường hợp không tra cứu được do chưa có thông tin trong Cơ sở dữ liệu thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải đề nghị UBND cấp xã nơi người đó thường trú trước đây để xác minh, cung cấp thông tin.
Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh, UBND cấp xã nơi nhận được đề nghị xác minh có trách nhiệm kiểm tra, xác minh và gửi kết quả về tình trạng hôn nhân của người đó.
Quy định mới đã đơn giản hóa thủ tục hành chính cho cả công dân và cán bộ công chức tư pháp hộ tịch địa phương.
Theo quy định cũ (Nghị định 125/2015), nếu công dân từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau, người đó có trách nhiệm chứng minh về tình trạng hôn nhân của mình. Nếu họ không chứng minh được, công chức tư pháp - hộ tịch phải báo cáo chủ tịch UBND cấp xã có văn bản đề nghị UBND xã nơi người đó từng đăng ký thường trú tiến hành kiểm tra, xác minh về tình trạng hôn nhân của người đó.
Việc tra cứu Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, theo Nghị định 07, còn giúp người dân đơn giản hóa thủ tục liên quan khai sinh, đăng ký kết hôn. Theo đó, khi đăng ký kết hôn, công dân không cần nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mà cơ quan tiếp nhận sẽ tự tra cứu trên hệ thống để xử lý thông tin.
